De par sa longueur et sa complexité, la période fiscale 2020 restera mémorable

Déjà vécue comme un calvaire en temps ordinaire, elle s’apparente cette année à un véritable chemin de croix. Car à la difficulté habituelle de devoir récupérer les pièces manquantes et produire les bilans à temps, s’ajoutent l’organisation du travail à distance, l’impossibilité d’avoir recours à la sempiternelle “boîte à chaussures” et surtout le devoir de répondre aux inquiétudes de vos clients sur leur poursuite d’activité, la mise en place du chômage partiel, etc.

La bonne nouvelle est que cette période, bien que difficile, valorise et redonne du sens au travail de chacun. En étant aux côtés de vos clients, vous renforcez la relation qui vous lie. Pour aller au bout de cette mission, vous savez devoir fournir aux chefs d’entreprise leurs bilans le plus tôt possible, ainsi qu’une comptabilité à jour, afin d’aller contracter contracter une ligne de crédit auprès d’un organisme financier, négocier un délai de paiement auprès d’un fournisseur etc.

Cet article rapporte le témoignage de deux experts-comptables qui font appel au logiciel de production comptable automatisée Inqom, pour rattraper le retard qui peut avoir été pris sur la comptabilité 2019, afin de rendre les bilans des clients à temps et cela malgré la crise.

Témoignage Mélanie PASCAL

Experte-comptable diplômée depuis 11 ans, Mélanie Pascal créé son cabinet en 2018 et fait partie du réseau Viseeon. 

Bonjour Mélanie, le mois dernier, tu as décidé de faire appel au logiciel Inqom pour générer la comptabilité d’un dossier client sur lequel tu n’avais pas du tout travaillé en 2019. De quel type de dossier s’agit-il ? 

Il s’agit d’une entreprise de BTP, avec 1300 pièces environ à intégrer. Toute la comptabilité 2019 était à reprendre, suite à une reprise tardive du dossier fin 2019.

Depuis, j’ai passé d’autres dossiers plus petits : immobilier, consultant (200-300 pièces par an). Au vu des premiers tests, je pense passer une majorité de mes dossiers courant 2020.

Combien de temps t’a pris la préparation des pièces en amont de l’intervention d’Inqom ? 

Pas longtemps car mes clients sont déjà habitués à travailler en 100% dématérialisé. Ils ont l’habitude de déposer les pièces régulièrement sur une plateforme. J’ai récupéré ces documents et les ai intégrés moi-même sur la plateforme. La prochaine étape est que les clients déposent eux-mêmes leurs documents dans Inqom pour me faire gagner encore plus de temps. Mais pour cela, il faut que les comptabilités soient nickel car les clients auront une visibilité dessus.

“En fait, oui, et non, Mélanie. Tes clients peuvent avoir une visibilité sur la comptabilité de l'entreprise en fonction du rôle qui leur est attribué sur la plateforme. Maintenant, comme tu as pu le remarquer, l’IA va générer plus de 90% des écritures seules, allant même jusqu’au lettrage. Cela demande une organisation du travail différente : il s’agit de veiller d’une part à ce que la comptabilité soit bien alimentée par les pièces comptables, et d’autre part d’effectuer un travail de révision régulier pour compléter celui de l’IA. Ainsi, tu verras que ta prochaine période fiscale sera à peine plus chargée que le reste de l’année.“

Pour revenir sur le dossier BTP dont tu parlais, combien de temps cela t’a pris pour finaliser la comptabilité une fois que les pièces traitées ? 

Sincèrement, un temps marginal car lorsque je regarde ce que l’IA a traité correctement, j’imagine que dans les mois à venir j’y passerais de moins en moins de temps.

Justement, à combien de temps estimes-tu le temps économisé ?

Au moins 25% au démarrage et avec un bon rodage je pense que pour certains dossiers on pourra économiser 50% du temps. 

Connaissais-tu la plateforme Inqom au préalable ? 

Pas du tout, et je suis ravie de la connaître maintenant. J’ai une salariée qui quitte le cabinet à la fin du mois d’avril et le fait de passer mes dossiers sur Inqom me rassure sur la continuité de la mise à jour des dossiers.

Témoignage de René-Pierre Marionneau

René-Pierre Marionneau est expert-comptable et co-fondateur d’Inqom logiciel de production comptable basé sur l’IA. Au cours de sa carrière, il a monté et revendu plusieurs cabinets d’expertise-comptable.

Bonjour René-Pierre, si tu avais encore un cabinet aujourd’hui, que ton équipe de collaborateurs était confinée, que tu étais à un degré de digitalisation disons moyen, comment utiliserais-tu Inqom en cas de retard sur la comptabilité 2019 ? 

Voilà une bonne question mais dont le postulat est discutable car si j’étais encore expert-comptable, j’utiliserais déjà Inqom pour tous mes dossiers depuis pas mal de temps, et je serais complètement digitalisé ce qui est, entre parenthèses, le cas de très nombreux cabinets. Dans ces conditions, le confinement n’aurait eu aucune incidence sur notre flux de travail puisque les collaborateurs auraient déjà pratiqué le télétravail dans une très large mesure. Quant aux rendez-vous clients, nous les aurions faits en téléconférence en utilisant des outils web simples et ne nécessitant aucune installation sur les postes, tels que Zoom, Whereby ou Google Hangouts. Les clients, eux-mêmes confinés, auraient certainement apprécié d’avancer sur leurs travaux administratifs sans avoir à se déplacer. Et si j’étais, comme tu dis, à un degré de digitalisation moyen, avec un logiciel métier classique, je m’efforcerais de rattraper le temps perdu en passant tous mes dossiers sur la plateforme Inqom. De plus, ce sont des circonstances tout à fait propices pour convaincre les éventuels clients hésitants. 

Quel type de dossier privilégier ? Lesquels éviter ? 

Il faut évidemment privilégier deux types de dossiers :

- Les comptabilités volumineuses d’une manière générale, car même si vous faites peu de saisie de factures et beaucoup d’intégration de fichiers sur un dossier, l’IA d’Inqom vous fera gagner beaucoup de temps grâce à l’ergonomie des procédures d’intégration et aux tâches effectuées automatiquement par l’IA. Notamment, le traitement de la banque et le lettrage des comptes de tiers; si vous avez beaucoup de saisie de factures, vous gagnerez, bien entendu, encore plus de temps.  

- Les dossiers des clients exigeant une interactivité forte avec le cabinet. Beaucoup de clients pensent n’avoir besoin d’une comptabilité qu’un fois par an pour déclarer leurs résultats à l’administration fiscale. Cet état d’esprit n’est pas celui des nouvelles générations d’entrepreneurs, qui souhaitent souvent avoir une vue à jour de leurs opérations et ne vous font confiance que s’ils ont la possibilité de suivre l’avancement des travaux comptables et de dialoguer avec vous. Inqom est l’outil idéal pour ce type de clientèle.

Quels sont les pré-requis ? (FEC, banque, CB, chèques, etc..)

Lorsque l’on démarre avec Inqom, la phase “administrative” de création du cabinet et des dossiers est très rapide, car il y a très peu de paramétrages et beaucoup d’informations pré-remplies.

Une fois vos dossiers créés, il faut impérativement disposer du FEC de l’exercice N-1 (ou provisoire s’il n’est pas disponible), dont l’intégration dans Inqom va permettre de créer tous les comptes et procurera aux algorithmes d’IA les informations utiles à un bon traitement des opérations de l’exercice N. 

En quelque sorte, l’IA va apprendre de votre FEC. À ce stade, vous pouvez déjà commencer à déposer des pièces comptables d’achats et de ventes.

Ensuite, vous devrez connecter les banques des clients suivant les différentes modalités proposées (scrapping via Bankin ou téléchargement EBICS). 

Si vous avez des rattrapages à faire, Bankin doit être la solution privilégiée car cette solution vous permettra de récupérer plusieurs mois de données bancaires antérieures, ce qui est impossible avec les solutions EBICS du type Sobank ou Jedéclare. De plus, la solution Bankin vous permettra de récupérer et comptabiliser automatiquement les dépenses payées par carte bancaire à débit mensuel. Une fois les pièces déposées et les banques connectées, votre comptabilité sera automatiquement alimentée sans intervention de votre part et vous pourrez rapidement passer à la phase de révision.

Le cabinet peut-il finaliser la comptabilité sur Inqom, ou a-t-il besoin d’un autre logiciel ? 

Inqom permet d’aller de la collecte des documents et données, jusqu’à la liasse fiscale, en passant par les travaux de révision et de bilan. Aucun autre outil n’est donc nécessaire, sauf pour produire les assemblées annuelles.

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